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Das Coaching fokussiert Ihr Projektteam auf einen professionellen Projektstart, Ablauf und auf einen erfolgreichen Projektabschluss. Erfolgreiche Projekte folgen den „7 Key Principles“. Anfragen bitte telefonisch oder per E-Mail, siehe Kontakt.

Die Agenda: „7 Key Principles“ bestimmen den Projekterfolg.

Key Principle #1 — Das Projektziel

Beschreibt exakt den SOLL-ZUSTAND zum Projektabschluss, mit einer kurzen und prägnanten Projektvision und definiert den SOLL-Leistungs-, Kosten- und Zeitrahmen. Das Key Principle „Projektziel“ bildet die Basis für einen erfolgreichen Projektstart, Verlauf und Abschluss. Kein Projektstart ohne eindeutiges, klares und messbares Projektziel.

Key Principle #2 — Der Projektstart

Ein durchdachter und gewissenhaft geplanter Projektstart bestimmt zu 80% den Projekterfolg. Die Checkliste für einen erfolgreichen Projektstart:
1. Das Projektziel
2. Der Projektauftrag/Projektleitervertrag
3. Die Projektregeln
4. Die Projektorganisation
5. Kick-Off-Meeting oder ein Starter-Workshop
6. Das Lastenheft/Pflichtenheft
7. Das Projekt betreffende Gesetze, Normen, Datenschutz, Vorschriften und Richtlinien
8. Die Projektstandardisierung (Gibt es bereits ähnliche Projekte?)

Key Principle #3 — Die Projektanalyse

Jedes Projekt befindet sich in einem ProjektRaum. Um den ProjektRaum zu kennen, muss dieser analysiert werden. Der ProjektRaum und das Projekt stehen in einer ständigen Wechselbeziehung. Auf Basis der Projektanalyse können geeignete Maßnahmen und Strategien zur Steuerung der Wechselbeziehungen erarbeitet werden. Die gegenseitige Beeinflussung von Projekt und Stakeholder, sowie die Fähigkeit mit diesen Wechselbeziehungen umzugehen, bestimmen maßgeblich den Projekterfolg. Zur ProjektRaum-Analyse gehören:
1. Die Stakeholderanalyse
2. Die Umfeldanalyse
3. Die Risikoanalyse
4. Die Projekt-Chancen-Analyse

Key Principle #4 — Die Projektstruktur

Die Projektstruktur zeigt die funktionale Gliederung des Projekts, weist das gewählte Vorgehensmodell (PM-Modell) aus, legt die wichtigen Arbeitspakete fest und definiert den Zeit- und Kostenplan. Unter der Projektstruktur versteht man im Projektmanagement die funktionale und logische Gliederung eines Projektes in Teilaufgaben (Teilprojekte) und Arbeitspakete. Daraus entsteht der sogenannte Projektstrukturplan. Die Gliederung erfolgt meist in grafischer Form. Aus ihr geht hervor, wie das Projekt funktional strukturiert ist und was in diesem Projekt geplant und umgesetzt wird. Zur Projektstruktur gehören:
1. Der Projektstrukturplan
2. Das gewählte PM-Modell
3. Der Projektphasenplan
4. Die Definition der wichtigsten Arbeitspakete
5. Der Netzplan
6. Der Meilensteinplan mit Meilenstein-Trendplan
7. Der Kostenplan

Key Principle #5 — Die Projektsteuerung

Die Projektsteuerung lenkt das Projekt und beruht auf der Fortschrittskontrolle. Die Fortschrittskontrolle ermittelt den aktuellen IST-Stand und vergleicht diesen mit dem anteiligem SOLL-Stand in Bezug auf die erbrachte Leistung, die angefallenen Kosten und die verbrauchte Zeit. Liegen die Abweichungen außerhalb des Toleranzbereichs, dann sollten notwendige Maßnahmen (Necessary Measures) zur Erreichung des SOLL-Stands eingeleitet werden. Die Fortschrittskontrolle beginnt mit dem Projektstart und endet mit dem Projektabschluss. Der Projektleiter sollte die Fortschrittskontrolle im Projekt bzw. Projektteam vom Projektstart an verankern und die wichtigsten Stakeholder über den Projektstand und -Verlauf kontinuierlich (wöchentlich, monatlich) informieren. Damit wird sichergestellt, dass es während der Projektlaufzeit zu keinen „bösen Überraschungen“ kommt. Die Fortschrittskontrolle ist das Navigationssystem im Projekt. Die aktuellen Ergebnisse aus der Fortschrittskontrolle gehören in den Projektstatusbericht. Die Projektsteuerung beruht auf 7 Grundpfeilern:
1. Ermittlung des aktuellen IST-Leistungsumfangs
2. Ermittlung des aktuellen IST-Kostenstands
3. Ermittlung des aktuellen IST-Zeitplans (Meilenstein)
4. IST-SOLL-Vergleich: Leistung, Kosten und Zeit
5. Ermittlung von „Necessary Measures“ zur Erreichung des SOLL-Projektstands (J/N)
6. Wenn Ja, dann -> Umsetzung der „Necessary Measures“ zur Erreichung der SOLL-Leistungsziele
7. Change Request und Claim Management

Key Principle #6 — Die Projektqualität

„Qualität ist die Übereinstimmung zwischen den festgestellten Eigenschaften und den vorher festgelegten Forderungen einer Betrachtungseinheit“. Qualität ist der Trigger und KVP die Steuerung. KVP ist ein sehr gutes Tool zur kontinuierlichen Verbesserung der Projektqualität und bestens erprobt bei Projekt-Deeskalationen. Der „Kontinuierliche Verbesserungsprozess“ (KVP) findet in vielen professionell gemanagten Projekten Anwendung. Werden Probleme und Eskalationen im Projekt früh erkannt und schnell behoben, dann ist der Schaden meistens sehr gering oder noch nicht entstanden. Werden Probleme und Eskalationen im Projekt spät erkannt und zögerlich oder gar nicht behoben, dann ist der Schaden und eventuelle Folgeschäden, meist recht groß. KVP ist eine bewährte PM-Methode, den IST-Zustand an den SOLL-Zustand in einem Projekt anzugleichen.

Key Principle #7 — Der Projektabschluss

Wann ist ein Projekt erfolgreich abgeschlossen? Klare Antwort: Wenn das Projektziel im Kosten- und Zeitrahmen erreicht wurde und die wichtigen Stakeholder mit dem Abschluss zufrieden sind. Aber ganz so ideal ist der Sachverhalt in der Praxis leider nicht immer. Zum Projektabschluss gehören die Abnahme und die Übergabe des Projektes vom Auftragnehmer an den Auftraggeber. Zwischen der Abnahme und der Übergabe gibt es einen rechtlichen Unterschied: Projektabnahme — Unter einer Abnahme versteht man die Feststellung, dass das Leistungsziel (das Objekt des Projektziels) den vertraglichen Kriterien entspricht. Zur Abnahme sollte es deshalb auch immer ein Abnahmeprotokoll geben, das von den Vertragspartnern zu unterzeichnen ist. Projektübergabe — Die Übergabe eines Projekts ist ein Besitzerwechsel vom Auftragnehmer an den Auftraggeber. Es findet ein Gefahrenübergang statt. Ab der Übergabe (oft auch Übernahme genannt) ist nicht mehr der Auftragnehmer, sondern der Auftraggeber für das Objekt des Projektziels verantwortlich. Zugleich beginnen meist die Gewährleistungs- und Garantiefristen zu laufen. Projektabschluss — Im Idealfall wird das Projekt ohne Beanstandungen und Mängel an den Auftraggeber übergeben. Der Projektabschluss wird durch ein Abnahme- und Übergabeprotokoll dokumentiert. Die Protokolle sollten von den Vertragspartnern gemeinsam unterzeichnet werden. Wie der Projektabschluss exakt gehandhabt wird, findet sich meist auch schriftlich im (Projekt-) Vertrag. Eine praktische Projektabschluss-Checkliste:
1. Ist das Projektziel erreicht?
2. Liegt das Projekt im Kostenplan?
3. Liegt das Projekt im Zeitplan?
4. Sind die wichtigen Stakeholder mit dem Projektabschluss zufrieden?
5. Liegt ein unterschriebenes Abnahmeprotokoll vor?
6. Liegt ein unterschriebenes Übernahmeprotokoll vor?
7. Projektanalyse nach Abschluss

Executive Summary

Ein maßgeschneiderter Projektplan wird im Rahmen des PM Coaching vom Projektteam erarbeitet und in einem Projekthandbuch (als „Executive Summary“) dokumentiert. Jedes Projekt zeichnet sich durch die Besonderheit aus, dass es in seinem Gesamtumfang eine „Einmaligkeit“ besitzt. Diese Einmaligkeit muss bei der Implementierung Berücksichtigung finden, damit das Projektziel bestmöglich erreicht werden kann.


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