7-Grundprinzipien

7 Grundprinzipien bestimmen den Projekterfolg!


Die Analyse abgeschlossener Projekte zeigt erstaunliche Unterschiede zwischen erfolgreichen Projekten und KatastrophenProjekten. Ein Projekt ist erfolgreich, wenn das Projektziel im geplanten Zeit- und Kostenrahmen erreicht wird und die Stakeholder mit dem Ergebnis zufrieden sind. Werden die „7 Grundprinzipien erfolgreicher Projekte“ nicht eingehalten dann besteht die Gefahr, dass sich Projekte zu KatastrophenProjekten entwickeln.

Durch die Anwendung der „7 Grundprinzipien erfolgreicher Projekte” erhalten komplexe Projekt eine klare Projektstruktur. Das Projektziel (Gesamtziel) legt den Leistungsumfang, den Zeit- und Kostenrahmen des Projekts fest. Die Projektanalyse zeigt den Einfluss der Stakeholder und des Umfelds auf das Projekt. Die Risikoanalyse und ein professionelles Risikomanagement wehrt Schäden/Risiken ab oder verlagert diese. Die Projektstruktur zeigt das geplante Gesamtprojekt und gliedert es in funktionale Teilprojekte (Projektstrukturplan). „80% des Projekterfolges wird durch den Projektstart bestimmt!“ Die Projektsteuerung managt das Projekt während der gesamten Projektlaufzeit. KVP (Kontinuierlicher Verbesserungs-Prozess) verbessert kontinuierlich die Projektqualität und bietet im „Eskalations-Modus” wertvolle Tools und Methoden zur De-Eskalation. Ein erfolgreicher Projektabschluss muss ebenso geplant werden wie der Projektstart.

Erfolgreicher Projektabschluss oder KatastrophenProjekt? 7 Grundprinzipien bestimmen den Projekterfolg! Führen Sie Ihre Projekte zum Erfolg: Das ProjektWorkbook.
ProjektQuader

1. Grundprinzip: Projektziel


Das Projektziel ist dreidimensional und bestimmt das Projekt vom Projektstart bis zum Projektabschluss. Das Projektziel beschreibt den geplanten SOLL-ZUSTAND zum Projektabschluss mit einer kurzen und prägnanten Projektvision (oder auch Leistungsziel genannt) und definiert:

Leistung: Was soll gebaut, entwickelt oder konstruiert werden? Kosten: Wie hoch ist das Budget für das Gesamtprojekt? Zeit: Der Zeitrahmen vom Projektstart (M1) bis zum Projektabschluss (M2)

ProjektQuader = Leistung x Kosten x Zeit. Das Volumen des „ProjektQuaders“ ist das Produkt aus Leistung x Kosten x Zeit und definiert das Gesamtprojekt. Der gesamte geplante Leistungsumfang eines Projekts wird als Soll-Leistungsumfang bezeichnet. In der o.g. Formel vereinfacht als Leistung dargestellt. Setzt man den Soll-Leistungsumfang skaliert auf „1“, entspräche dies dem gesamten Projekt-Soll-Leistungsumfang zum Projektstart. Ändert sich während der Projektlaufzeit der Leistungsumfang ( 1 < Leistung > 1) dann ändern sich ebenfalls die Kosten und die Zeit. Das Volumen des ProjektQuaders wird größer (Leistung > 1) oder kleiner. (Leistung < 1).

Die recht einfache ProjektQuader-Formel: „Leistung x Kosten x Zeit“ beschreibt und zeigt die Abhängigkeiten von Leistung, Kosten und Zeit. Für die Leistung gibt es keine Maßeinheit und wird deshalb auf den Projekt-Soll-Leistungsumfang mit = 1 skaliert. Die Maßeinheit für die Kosten ist die Währung (z.B. €) und für die Zeit praktikabler Weise z.B. das Jahr. Wird der ProjektQuader während der Projektlaufzeit größer oder kleiner, dann beruht dies auf Änderungen in der Leistung, bei den Kosten oder der Zeit. Bei KatastrophenProjekten, wenn die Kosten und die Projektlaufzeit explodieren, mutiert der ProjektQuader bildlich gesprochen von der Originalgröße auf ein Vielfaches.
PMSmartStart

2. Grundprinzip: Projektstart


Was gehört zu einem erfolgreichen Projektstart und wann „startet“ ein Projekt? Die Phase von der Projektidee bis zum offiziellen Projektstart wird als Konzeptphase oder Projektvorphase bezeichnet. In dieser Phase entwickelt sich ein Projekt von der ersten Idee bis zu der Entscheidung, ob es „real“ gestartet wird oder nicht.

Viele Projekte bleiben in der Konzeptphase stecken und werden nie realisiert. Aus verschiedenen Gründen wie z.B. keine ausgereifte Projektidee, das Konzept kann nicht umgesetzt werden, kein klares Projektziel, kein Budget oder keine Zeit. Ein Projekt hat den Reifegrad zum Projektstart erreicht, wenn das Projektziel eindeutig und klar festliegt, das Projektbudget und die Ressourcen vorhanden sind oder beschafft werden können, der geplante Zeitrahmen zur Verfügung steht und die wichtigen Stakeholder dem Projekt zustimmen.

Was gehört zu einem erfolgreichen Projektstart? Die Erfolgsformel „PM Smart Start” - Projekte erfolgreich starten: 1.) Das Projektziel, 2.) der Projektauftrag, 3.) die Projektregeln, 4.) die Projektorganisation, 5.) das Projekt Kick-Off-Meeting, 6.) das Lastenheft/Pflichtenheft, 7) das Projekt betreffende Gesetze, Normen, Vorschriften und Richtlinien und 8.) die Projekt-Standardisierung (gibt es bereits ähnliche Projekte?).
ProjektRaum

3. Grundprinzip: Projektanalyse


Jedes Projekt befindet sich in einem ProjektRaum. Um den ProjektRaum zu kennen, muss dieser analysiert werden. Der ProjektRaum und das Projekt stehen in einer ständigen Wechselbeziehung. Auf Basis der Analyse können geeignete Maßnahmen und Strategien zur Steuerung der Wechselbeziehungen erarbeitet werden.

Zur ProjektRaum-Analyse gehören: 1.) Die Stakeholderanalyse, 2.) die Umfeldanalyse, 3.) die Risikoanalyse und 4.) die Projekt-Chancen-Analyse. Die gegenseitige Beeinflussung von Projekt, Umfeld und Stakeholder, sowie die Fähigkeit mit diesen Wechselbeziehungen umzugehen, bestimmen maßgeblich den Projekterfolg.

Deshalb sollte die Stakeholderanalyse zum Projektbeginn durchgeführt werden. Es ist wichtig, die Stakeholder zu identifizieren, den Grad ihrer Betroffenheit durch das Projekt festzustellen und ihre Einstellung zum Projekt zu kennen. Anhand dieser Informationen können Maßnahmen verabschiedet werden, die Stakeholder einzubinden und als „Unterstützer des Projektes“ zu gewinnen. Neben der Stakeholderanalyse liefert die Umfeldanalyse wichtige Erkenntnisse, wie Projekt und Umfeld in Wechselwirkung stehen.

Projekte unterliegen Risiken und bieten auch Chancen. Die Projektrisiken zu kennen, zu bewerten, zu klassifizieren und entsprechende Maßnahmen zu deren Vermeidung schon vor dem Projektstart zu planen, ist ein wichtiger Baustein des Projekterfolgs. Neben den Risiken muss man auch die Chancen eines Projektes erkennen, damit daraus ein „Mehrwert“ z.B. für den Kunden, das Unternehmen, etc. generiert werden kann. Ohne einen Mehrwert für die wichtigen Stakeholder gäbe es auch nicht „dieses Projekt“. Denn: „Jedes Projekt ist einmalig!“
Projektstrukturplan

4. Grundprinzip: Projektstruktur


Die Projektstruktur zeigt die funktionale Gliederung des Projekts, weist das gewählte Vorgehensmodell aus, legt die wichtigen Arbeitspakete fest und definiert den Zeit- und Kostenplan.

Unter der Projektstruktur versteht man im Projektmanagement die funktionale und logische Gliederung eines Projektes in Teilaufgaben und Arbeitspakete. Daraus entsteht der sogenannte Projektstrukturplan. Die Gliederung erfolgt meist in grafischer Form. Aus ihr geht hervor, wie das Projekt funktional strukturiert ist und was in diesem Projekt geplant und umgesetzt wird. Zum Grundprinzip Projektstruktur gehören der Projektstrukturplan, ein passendes Vorgehensmodell, der Projektphasenplan, die Festlegung der Arbeitspakete, der Meilensteinplan und der Kostenplan.

Zur Projektstruktur gehören: 1.) Der Projektstrukturplan, 2.) das gewählte Vorgehensmodell im Projekt, 3.) der Projektphasenplan, 4.) die Definition der wichtigsten Arbeitspakete, 5.) der Netzplan, 6.) der Meilensteinplan mit Meilenstein-Trendplan und 7.) der Kostenplan.

Der Projektstrukturplan gliedert das Projekt in funktionale und in sich abgeschlossene Teilprojekte bzw. Projektabschnitte. Auf der 1. Ebene wird das Projektziel definiert. Die 2. Ebene definiert die Teilprojekte bzw. Projektabschnitte. Die 3. Ebene beschreibt z.B. die einzelnen Arbeitspakete eines Projektabschnitts. Die Anzahl der Ebenen wird durch die funktionale Projektstruktur bestimmt und kann bei Groß- und komplexen Projekten recht umfangreich werden. Hierbei wird auf die Darstellung der einzelnen Arbeitspakete verzichtet, damit die funktionale Übersicht gewahrt bleibt. Der Projektstrukturplan bietet eine gute Übersicht des Gesamt-Projekts und darf in keinem Projekt fehlen.
AgilesProjektmanagement

5. Grundprinzip: Projektsteuerung


Die Projektsteuerung lenkt das Projekt und beruht auf der Fortschrittskontrolle. Die Fortschrittskontrolle ermittelt den aktuellen Ist-Stand und vergleicht diesen mit dem Soll-Stand in Bezug auf die erbrachte Leistung, die angefallenen Kosten und die verbrauchte Zeit. Liegen die Abweichungen außerhalb des Toleranzbereichs, dann sollten „notwendige Maßnahmen“ zur Erreichung des Soll-Stands eingeleitet werden.

Die Projektkontrolle, auch Fortschrittskontrolle genannt, ist ein grundlegendes Steuerungsinstrument für den Projektleiter, um den aktuellen Ist-Projektstand und -fortschritt zu ermitteln. Erst wenn der aktuelle Ist-Projektstand bekannt ist, lassen sich Maßnahmen für den weiteren Projektverlauf ableiten.

Die Fortschrittskontrolle ist ähnlich wie das Navigationssystem im Auto: Ein Blick und der Fahrer weiß, ob er auf dem richtigen Weg ist, wie nah er seinem Ziel ist und wie lange es noch dauert um dort anzukommen. Aber leider ist die Fortschrittskontrolle nicht so exakt wie ein Navigationssystem und beruht auf „Messen“, „Wiegen“, „Zählen“ und „Schätzen“. Entwicklungs- oder Organisationsprojekte bieten oft nicht die Möglichkeit, den Leistungsfortschritt exakt zu ermitteln, weil die objektive Möglichkeit zum Messen, Wiegen oder Zählen fehlt. Hier ist man meist auf „Schätzungen“ angewiesen. Ein guter Quervergleich bietet der Kosten- und Zeitplan. Liegt die Schätzung im Rahmen des Kosten- und Zeitplans, dann scheint die Schätzung zu stimmen, muss aber nicht.

Die Fortschrittskontrolle beginnt mit dem Projektstart und endet mit dem Projektabschluss. Der Projektleiter sollte die Fortschrittskontrolle im Projekt bzw. Projektteam vom Projektstart an verankern und die wichtigsten Stakeholder über den Projektstand und -Verlauf kontinuierlich (wöchentlich, monatlich) informieren. Damit wird sichergestellt, dass es während der Projektlaufzeit zu keinen „bösen Überraschungen“ kommt.
KVP

6. Grundprinzip: KVP im Projekt


KVP im Projekt dient der kontinuierlichen Verbesserung der Projektqualität und ist ein erprobtes Tool für Projekt-De-Eskalationen.

Der „Kontinuierliche Verbesserungs-Prozess“ (KVP) findet in vielen professionell gemanagten Projekten Anwendung und hat sich bestens bewährt, wenn es um die Verbesserung der Projektqualität und Projekt-Eskalationen geht.

Im ProjektWorkbook wird eine Methodik zur kontinuierlichen Verbesserung vorgestellt, die in vielen komplexen- und Groß-Projekten Anwendung findet. Die Methode basiert auf der Analyse von sogenannten „KatastrophenProjekten” und wie diese durch KVP erfolgreich zum Projektabschluss geführt werden konnten.

Warum KVP im Projekt? Nicht alle Projekte laufen strikt nach Plan und es kommt oft zu Abweichungen im Leistungsumfang, im Kosten- oder Zeitplan. (Die drei Projektdimensionen!) Liegen die Abweichungen im Toleranzbereich, dann ist das Projektziel meist nicht gefährdet. Jedes Projekt hat einen umgebenden „ProjektRaum“. Aus diesem ProjektRaum heraus oder innerhalb des Projekts kann es zu plötzlichen und unerwarteten „Störungen“ kommen, die den weiteren Projektverlauf negativ beeinflussen. Innerhalb eines Projekts wären das z.B. technische Lösungen, die bei der Umsetzung nicht den gewünschten Erfolg bringen; oder aber die geplante Projektstruktur oder der geplante Projektablauf erweisen sich als fehlerhaft.

Aus dem ProjektRaum heraus können dies z.B. negative Einflüsse einzelner Stakeholder sein, die das Projektziel gefährden. Das Risiko von Störungen, Fehlern und externen negativen Einflüssen ist gerade bei Projekten, wegen deren Einmaligkeit, größer als bei Routineabläufen. Diese negativen Einflüsse lassen sich leider nicht zu 100% verhindern, aber mit einer passenden Methode zumindest professionell managen. Die passende Methode im Projektmanagement ist KVP!
Projektdreieck

7. Grundprinzip: Projektabschluss


Wann ist ein Projekt erfolgreich abgeschlossen? Klare Antwort: Wenn das Projektziel im Kosten- und Zeitrahmen erreicht wurde und die wichtigen Stakeholder mit dem Projektziel zufrieden sind!

Aber ganz so ideal ist der Sachverhalt in der Praxis leider nicht immer. Zum Projektabschluss gehören die Übergabe des Projektes an den Auftraggeber, (Kunden) sowie die Abnahme des Projektes durch den Auftraggeber. Zwischen der Übergabe und der Abnahme gibt es einen rechtlichen Unterschied.

Unter einer Abnahme versteht man die Feststellung, dass das Leistungsziel (das Objekt des Projektziels) den vertraglichen Kriterien entspricht. Zur Abnahme sollte es deshalb auch immer ein Abnahmeprotokoll geben, das von den Vertragspartnern zu unterzeichnen ist.

Die Übernahme eines Projekts ist ein Besitzerwechsel vom Auftragnehmer an den Auftraggeber. Es findet ein Gefahrenübergang statt. Ab der Übernahme ist nicht mehr der Auftragnehmer, sondern der Auftraggeber für das Objekt des Projektziels verantwortlich. Zugleich beginnen meist die Gewährleistungs- und Garantiefristen zu laufen.

Im Idealfall wird das Projekt ohne Beanstandungen und Mängel an den Auftraggeber übergeben. Der Projektabschluss wird durch ein Abnahme- und Übergabeprotokoll dokumentiert. Die Protokolle sollten von den Vertragspartnern gemeinsam unterzeichnet werden. Wie der Projektabschluss exakt gehandhabt wird, findet sich meist auch im (Projekt-) Vertrag.
De-Eskalation

ProjektKatastrophen managen und zum Abschluss bringen.


Werden die 7 Grundprinzipien erfolgreicher Projekte nicht eingehalten dann besteht die Gefahr, dass sich eine kleine ProjektKatastrophe zu einem großen KatastrophenProjekt entwickelt.

Die Definition einer Katastrophe: "Katastrophe im engeren Sinn ist eine länger andauernde und meist großräumige Schadenlage, die mit der normalerweise vorgehaltenen Gefahrenabwehr nicht angemessen bewältigt werden kann und die nur mit überregionaler (oder internationaler) Hilfe und zusätzlichen Ressourcen unter Kontrolle gebracht werden kann.“ (Quelle vgl. Wikipedia) In diesem Sinne läuft ein Projekt in die „Katastrophe“, wenn folgende Kriterien eintreffen: 1.) Das Projektziel wird verfehlt, 2.) das Projektziel mutiert zu einer Projekt-Wunschliste, 3.) die Kosten explodieren, 4.) die Fertigstellung ist ungewiss, 5.) der Projektleiter wird gewechselt, 6.) das Projektteam ist frustriert, 7.) das Management ist ratlos und 8.) die Stakeholder sind verzweifelt.

KatastrophenProjekte laufen in einem dauernden Eskalations-Modus. Das 6. Grundprinzip: "KVP im Projekt“ bietet eine praxiserprobte Methode, KatastrophenProjekte aus der Eskalation zu führen! Ein ausführliches Kapitel findet der interessierte Leser in dem Projekthandbuch: "ProjektWorkbook".